De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor Germain Collection en voor de instelling waar u verblijft. In dit beleid wordt duidelijk uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, om welke redenen, hoe lang, met wie ze kunnen worden gedeeld en hoe u uw rechten kunt uitoefenen. Het is opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016, de zogenaamde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en met de gewijzigde wet nr. 78-17 van 6 januari 1978, de zogenaamde wet op de informatica en vrijheden.
Dit beleid is van toepassing op de website www.hotel-saintchristophe.fr, op de communicatie met Hôtel Saint-Christophe en op de bijbehorende diensten waarbij persoonsgegevens worden verzameld: informatieverzoeken, reserveringen, verblijven, catering, evenementen, werving en communicatie met betrekking tot het verblijf.
Dit geldt niet voor websites of diensten van derden die via een link vanaf onze media toegankelijk zijn. Deze derden hanteren hun eigen privacybeleid.
De verwerkingsverantwoordelijke is Germain Collection, SAS, met maatschappelijke zetel te BAT C LE PATIO DE L’ALTA 365 CHEMIN DU CAMP DE SARLIER 13400 AUBAGNE, ingeschreven onder nummer 106841372.
Voor algemene vragen: contact@germaincollection.fr
Afhankelijk van uw relatie met ons en de diensten die u gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën gegevens verwerken:
Wij zorgen ervoor dat wij alleen gegevens verzamelen die adequaat, relevant en noodzakelijk zijn voor de hieronder beschreven doeleinden. De verplichte velden worden bij het verzamelen aangegeven. Als u een verplicht veld niet invult, is het mogelijk dat wij uw aanvraag niet kunnen verwerken, uw reservering niet kunnen uitvoeren of de betreffende dienst niet kunnen leveren.
De gegevens worden voornamelijk rechtstreeks bij u verzameld wanneer u:
Ze kunnen ook aan ons worden doorgegeven via de tussenpersoon die u hebt gekozen om uw reservering te maken, zoals een online reserveringsplatform, een reisbureau, een touroperator, een distributiepartner of een bedrijf dat namens u heeft gereserveerd. De identiteit van de betreffende tussenpersoon kan u op verzoek worden meegedeeld.
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op basis van een passende rechtsgrond.
Doelstelling | Gegevens waarop dit voornamelijk betrekking heeft | Rechtsgrondslag |
Verzoeken beantwoorden en een reservering regelen | Identiteit, contactgegevens, aanvraag | Precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen |
De reservering, het verblijf, de diensten, wijzigingen en annuleringen beheren | Identiteit, contactgegevens, reservering, voorkeuren | Uitvoering van de overeenkomst |
Via WhatsApp communiceren over de aankomst, de bevestiging en nuttige informatie voor het verblijf | Naam, telefoonnummer, reservering | Uitvoering van de overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan de overeenkomst |
Betalingen verwerken en de facturering beheren | Transactie, facturering, reservering | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen |
Reageren op klachten en de klantrelatie opvolgen | Identiteit, contactgegevens, communicatie, verblijf | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij het toezicht op en de verdediging van onze rechten |
Fraude voorkomen en de veiligheid van de systemen waarborgen | Transacties, navigatie, technische logboeken | Gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van onze diensten en transacties |
De effectiviteit van onze campagnes meten en advertenties aanbieden via Google Ads en Meta Ads | Navigatie en advertentie-ID's | Toestemming, wanneer tracers onderworpen zijn aan toestemming |
De veiligheid van personen en goederen waarborgen door middel van videobewaking | Afbeeldingen | Gerechtvaardigd belang en, afhankelijk van de zone, naleving van de verplichtingen die gelden voor videobewakingssystemen |
Sollicitaties verwerken | Identiteit, contactgegevens, loopbaan, kwalificaties | Maatregelen vóór het sluiten van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang bij het organiseren van de werving |
De arbeidsrelatie beheren | Administratieve en beroepsgegevens | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst, wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang voor het interne beheer |
Nieuwsbrieven, nieuwsberichten en commerciële aanbiedingen versturen | E-mailadres, voorkeuren en interacties met de mailings | Toestemming; of, voor klanten en soortgelijke diensten, gerechtvaardigd belang onder de voorwaarden zoals toegestaan door artikel L. 34-5 van de Wet op de post en elektronische communicatie |
Het publiek meten en de website verbeteren met behulp van Google Analytics | Browsinggegevens, IP-adres, apparaat en tracker-ID’s | Toestemming wanneer trackers niet strikt noodzakelijk zijn |
Het verwerken van foto’s en video’s die u vrijwillig verstuurt | Afbeelding, stem en bijbehorende inhoud | Verwerking van uw verzoek of toestemming; afzonderlijke toestemming voor elke publicatie indien nodig |
De gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden, binnen de grenzen van hun bevoegdheden: het hotelpersoneel, bevoegde afdelingen van Germain Collection, personeelszaken, boekhouding, IT, directie en beveiliging, afhankelijk van de betreffende verwerking.
Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet. Ze kunnen echter, namens ons of in het kader van de gevraagde dienst, worden verwerkt door de volgende categorieën dienstverleners:
Wanneer deze dienstverleners als onderaannemers optreden, zijn zij verplicht de gegevens uitsluitend volgens onze instructies te verwerken, de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen en passende veiligheidsmaatregelen te nemen.
De gegevens worden bewaard gedurende een periode die in verhouding staat tot het beoogde doel, en worden vervolgens verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd wanneer de wet dit voorschrijft. De belangrijkste bewaartermijnen zijn als volgt:
Categorie / behandeling | Duur |
Reservering en verblijf | 3 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie of het laatste actieve contact, onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen en de verdediging van rechten |
Nieuwsbrief en klantenwerving | Totdat de toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt; de contactgegevens kunnen worden bewaard gedurende de zakelijke relatie en vervolgens tot maximaal 3 jaar na beëindiging daarvan of na het laatste actieve contact, afhankelijk van de situatie |
Facturen en boekhoudkundige documenten | 10 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar |
Sollicitatie afgewezen | 2 jaar vanaf het laatste contact met de kandidaat |
Belangrijkste gegevens uit het personeelsdossier van een werknemer | 5 jaar na het vertrek, behoudens de specifieke wettelijke bewaartermijnen die voor bepaalde documenten gelden |
Beelden van videobewaking | Maximaal 30 dagen, op voorwaarde dat ze niet worden opgevraagd ten behoeve van een procedure |
Op eigen initiatief verzonden foto’s en video’s | Gedurende de tijd die nodig is om het verzoek te verwerken; in geval van toegestane publicatie, gedurende de in de toestemming vastgestelde termijn of totdat deze wordt ingetrokken, indien mogelijk |
Keuzes met betrekking tot cookies | In principe zes maanden voordat er om een nieuwe toestemming wordt gevraagd, tenzij er sprake is van een belangrijke wijziging in de doeleinden of de dienstverleners |
Gegevens afkomstig van Google Analytics, Google Ads en Meta Ads | Afhankelijk van de tracker en de instellingen van de dienst; de exacte en actuele looptijd van elke tracker wordt weergegeven in de Axeptio-module die op de website te vinden is |
De gegevens die via de website worden verzameld, worden gehost door Publicom. De gegevens die nodig zijn voor het beheer van reserveringen en verblijven worden met name verwerkt met behulp van de hotelbeheersoftware Mews. Ze kunnen ook worden verwerkt door de online reserveringsplatforms die door het hotel worden gebruikt, evenals door zijn betalingsdienstverleners.
Bepaalde diensten, waaronder Google Analytics, Google Ads, Meta Ads en WhatsApp, kunnen leiden tot de doorgifte van of toegang tot bepaalde gegevens vanuit de Verenigde Staten. Deze doorgiften vallen onder het adequaatheidsbesluit dat door de Europese Commissie is vastgesteld in het kader van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, mits de betreffende ontvangende entiteit over een geldige certificering beschikt.
Andere dienstverleners of onderaannemers kunnen bepaalde gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval vallen de doorgiften onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of, bij gebrek daaraan, onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met aanvullende beschermingsmaatregelen.
De door Mews voorgestelde overeenkomst inzake gegevensverwerking voorziet met name in de toepassing van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie wanneer een doorgifte plaatsvindt waarvoor bijzondere waarborgen gelden.
Voor meer informatie over de betrokken landen en de geldende waarborgen kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via het volgende e-mailadres: contact@germaincollection.fr
We nemen passende fysieke, technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking of ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer het beheer van toegangsrechten, beveiliging van de toegang, het maken van back-ups van de systemen en het toezicht op dienstverleners.
Online betalingen worden verwerkt via beveiligde oplossingen die voldoen aan de geldende normen in de sector. De betalingsdienstverleners passen met name de beveiligingseisen van de PCI DSS-norm toe wanneer deze van toepassing is op de verwerking van creditcardgegevens. De volledige creditcardgegevens worden niet rechtstreeks door Germain Collection bewaard. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen; daarom passen wij onze maatregelen regelmatig aan aan de geïdentificeerde risico’s.
Een cookie of andere tracker is een bestand of een identificatiecode die op uw apparaat kan worden opgeslagen of daarvan kan worden gelezen wanneer u de website bezoekt. Dit kan onder meer dienen voor de technische werking van de website, het onthouden van uw keuzes, het meten van het bezoekersaantal, het analyseren van het surfgedrag of het meten en personaliseren van reclamecampagnes.
Overeenkomstig artikel 82 van de wet op de gegevensbescherming worden cookies die niet strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website of voor een uitdrukkelijk aangevraagde dienst, pas geplaatst of gelezen nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Het weigeren van deze cookies belemmert de toegang tot de essentiële functionaliteiten van de website niet, maar kan bepaalde functies op het gebied van personalisatie, metingen of het weergeven van advertenties beperken.
De website maakt gebruik van de volgende categorieën cookies:
De actuele details over de cookies en andere trackers die op de website worden gebruikt, met name hun naam, aanbieder, doel en geldigheidsduur, zijn te allen tijde in te zien in de Axeptio-module. Deze lijst vormt een aanvulling op de informatie die in dit beleid wordt verstrekt.
Bij uw eerste bezoek kunt u alle niet-noodzakelijke trackers accepteren, weigeren of uw keuze per doel aanpassen. De knoppen voor het accepteren en weigeren worden op een even eenvoudige manier weergegeven. U kunt uw toestemming vervolgens op elk moment wijzigen of intrekken via de Axeptio-module die op de website beschikbaar is. De gemaakte keuze wordt in principe 6 maanden bewaard voordat er opnieuw om een keuze wordt gevraagd, tenzij er sprake is van een belangrijke wijziging in de doeleinden of dienstverleners.
U kunt cookies ook verwijderen via de instellingen van uw browser. Deze instelling is echter geen vervanging voor de toestemmingsprocedure die Axeptio voor de betreffende trackers hanteert.
Categorie of dienst | Werking en doel | Toepasselijke regel en looptijd |
Absoluut noodzakelijke cookies | Zorgen voor de werking, de veiligheid, het opslaan en het onthouden van de noodzakelijke keuzes. | Geen toestemming vereist wanneer deze strikt noodzakelijk zijn. Sessieduur of strikt noodzakelijke duur, zoals beschreven in Axeptio. |
Google Analytics | Meet het bezoekersaantal, de bekeken pagina’s, de navigatiepaden en de prestaties van de website om deze te verbeteren. | Voorafgaande toestemming. Cookies en exacte geldigheidsduur worden in Axeptio weergegeven op basis van de instellingen van de website. |
Google Ads | Meet conversies en de effectiviteit van campagnes en maakt remarketing of het weergeven van gerichte advertenties mogelijk. | Voorafgaande toestemming. Cookies en exacte geldigheidsduur zoals aangegeven in Axeptio. |
Meta Ads | Meet conversies, stelt doelgroepen voor advertenties samen en kan op de Meta-diensten gerichte advertenties aanbieden. | Voorafgaande toestemming. Cookies en exacte geldigheidsduur zoals aangegeven in Axeptio. |
Om de veiligheid van personen en goederen te waarborgen, maakt Hotel Saint-Christophe gebruik van videobewaking in de zones die zijn aangegeven met een pictogram en een bijbehorende mededeling.
Betrokken ruimtes: receptie, restaurant, gang, gemeenschappelijke ruimtes.
De beelden mogen uitsluitend worden ingezien door de directeur van de instelling, de technisch verantwoordelijke en, in geval van een incident, door de bevoegde autoriteiten. Ze worden 30 dagen bewaard. Wanneer ze worden opgevraagd ten behoeve van een procedure, mogen ze worden bewaard voor de duur van die procedure.
De gegevens die bij een sollicitatie worden verstrekt, worden gebruikt om het profiel te beoordelen, sollicitatiegesprekken te organiseren, de geschiktheid voor de functie te evalueren en de wervingsprocedure op te volgen. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de HR-teams en de direct betrokken operationele leidinggevenden, evenals voor bevoegde dienstverleners wanneer hun inzet nodig is.
Indien een sollicitatie niet wordt geselecteerd, kunnen de gegevens gedurende twee jaar vanaf het laatste contact worden bewaard om andere vacatures aan te bieden, mits de sollicitant hiervan op de hoogte wordt gesteld en, indien nodig, zijn toestemming geeft.
De gegevens van de werknemers worden gebruikt voor het administratieve, contractuele en operationele beheer van de arbeidsrelatie, de salarisadministratie, opleidingen, veiligheid, de organisatie van het werk en de naleving van wettelijke verplichtingen. De belangrijkste gegevens uit het dossier worden bewaard gedurende de arbeidsrelatie en vervolgens, overeenkomstig de meegedeelde interne regel, gedurende vijf jaar na het vertrek, met inachtneming van de specifieke wettelijke bewaartermijnen die voor elk document gelden.
Het telefoonnummer mag via WhatsApp uitsluitend worden gebruikt voor communicatie die nodig is voor de voorbereiding en het goede verloop van het verblijf: bevestigingen, informatie over de aankomst, antwoorden op vragen en praktische informatie. Het wordt na het verblijf niet gebruikt om commerciële berichten te versturen.
Het gebruik van WhatsApp houdt echter in dat de aanbieder van deze dienst hierbij betrokken is. Wij raden u aan om via dit kanaal geen gevoelige gegevens of betalingsinformatie door te geven. U kunt vragen om de communicatie voort te zetten via een ander contactmiddel dat door het hotel wordt aangeboden.
Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw e-mailadres en, indien van toepassing, uw voorkeuren om u nieuws, aanbiedingen en informatie te sturen over de vestigingen en diensten van Germain Collection. Voor potentiële klanten zijn deze berichten gebaseerd op uw voorafgaande toestemming, overeenkomstig artikel L. 34-5 van de Wet op de post en elektronische communicatie. In de gevallen waarin deze wet dit toestaat, kunnen aanbiedingen met betrekking tot soortgelijke diensten aan klanten worden verzonden, op voorwaarde dat zij hiervan op de hoogte zijn gesteld en zich hiertegen eenvoudig kunnen verzetten.
U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of bezwaar maken tegen deze berichten, onder meer via de afmeldlink die in elk bericht is opgenomen. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerder uitgevoerde verwerkingen.
Onder de in de regelgeving vastgestelde voorwaarden kunt u de volgende rechten uitoefenen:
Deze rechten zijn niet absoluut: bepaalde verzoeken kunnen worden beperkt wanneer een wettelijke verplichting, een dwingende gerechtvaardigde reden of het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten voor de rechter het noodzakelijk maakt om bepaalde gegevens te bewaren of te verwerken.
U kunt de in het vorige hoofdstuk genoemde rechten uitoefenen door, naar eigen keuze, rechtstreeks contact op te nemen met de betreffende instelling of met de functionaris voor gegevensbescherming van Germain Collection.
Voor vragen over uw reservering, uw verblijf, het aanpassen van uw contactgegevens of andere verzoeken die rechtstreeks verband houden met uw relatie met het hotel, kunt u contact opnemen met:
Naam van het hotel: Hôtel Saint-Christophe
E-mailadres: bonjour@hotel-saintchristophe.fr
Postadres: 2 Av. Victor Hugo, 13100 Aix-en-Provence
De instelling kan uw verzoek rechtstreeks behandelen wanneer zij over de nodige informatie en expertise beschikt. Wanneer het verzoek specifiek betrekking heeft op de uitoefening van uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens of een bijzondere analyse vereist, kan het worden doorgestuurd naar de functionaris voor gegevensbescherming van Germain Collection.
U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Germain Collection voor alle vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of om uw rechten uit te oefenen:
E-mailadres: contact@germaincollection.fr
Postadres: BAT C LE PATIO DE L’ALTA, 365 CHEMIN DU CAMP DE SARLIER, 13400 AUBAGNE
Het is niet verplicht om eerst contact op te nemen met de instelling. U kunt zich rechtstreeks tot de functionaris voor gegevensbescherming wenden, met name wanneer uw verzoek betrekking heeft op meerdere instellingen, een bijzonder probleem oplevert of betrekking heeft op de manier waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt.
Of uw verzoek nu aan de instelling of rechtstreeks aan de DPO is gericht, het zal worden behandeld volgens de voorwaarden en termijnen die in de regelgeving zijn vastgelegd.
Om uw gegevens te beschermen, kan alleen om een identiteitsbewijs worden gevraagd wanneer dit nodig is om uw identiteit te bevestigen, met name in geval van redelijke twijfel.
U ontvangt zo spoedig mogelijk een antwoord, in principe binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Deze termijn kan worden verlengd onder de in de regelgeving vastgestelde voorwaarden wanneer het verzoek complex is of wanneer er meerdere verzoeken worden ontvangen. U wordt dan op de hoogte gesteld van deze verlenging en van de redenen daarvoor.
Als u, nadat u contact met ons hebt opgenomen, van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Nationale Commissie voor Informatica en Vrijheden (CNIL): www.cnil.fr.
Dit beleid kan worden gewijzigd om rekening te houden met ontwikkelingen in onze diensten, onze werkwijzen of de regelgeving. De actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd en vermeldt de datum van de laatste update. In geval van een belangrijke wijziging kan u via een geschikt kanaal aanvullende informatie worden verstrekt.
